Spotkania z Kontrahentami.

  • Jacek
  • Grudzień 16, 2016
  •   Prawo
  • Możliwość komentowania Spotkania z Kontrahentami. została wyłączona

Spółka z o.o. często gości przedstawicieli innych spółek . Są to wizyty robocze związane z podjętą współpracą. Przybyłym osobom zapewnia wyżywienie oraz noclegi. W celu uatrakcyjnienia pobytu organizuje zwiedzanie ciekawych miejsc, poza tym funduje drobne prezenty. Czy poniesione z tego tytułu koszty są kosztami uzyskania przychodów?

Wyżywienie, noclegi

Kwestia prawidłowego kwalifikowania wymienionych w pytaniu wydatków do kosztów uzyskania przychodów wciąż sprawia trudności podatnikom. Problem ma swoje źródło w treści art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Mocą tego przepisu ustawodawca wyłączył z kosztów podatkowych wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na nabycie usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, lecz nie zdefiniował pojęcia „reprezentacja”. Dokonał tego m.in. NSA w wydanym w składzie siedmiu sędziów wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11.

Wyjaśnił w nim, że wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Zatem wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. NSA podkreślił jednak, że dla oceny czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.

Oceniając bowiem, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.

Z rozpatrywanego stanu faktycznego wynika, że spółka często gości przedstawicieli innych spółek np. z  zagranicy. Są to wizyty robocze związane z podjętą współpracą. Przybyłym osobom zapewnia wyżywienie oraz noclegi, a pobyt uatrakcyjnia zwiedzaniem ciekawych miejsc, ponadto funduje drobne prezenty.

Odnosząc się do kosztów wyżywienia, należy zauważyć, że standardem się już stało prowadzenie rozmów biznesowych przy obiedzie czy kolacji, których koszt ponosi podmiot zapraszający. Nie jest obecnie przyjęte, aby to zaproszony kontrahent sam ponosił takie wydatki. Spożywanie wspólnego posiłku przy omawianiu spraw służbowych nie zmienia roboczego charakteru spotkania na spotkanie mające na celu wykreowanie jak najlepszego wizerunku firmy na zewnątrz, choć przy okazji może takie wrażenie wywołać.

W rezultacie, koszty wyżywienia ponoszone przez spółkę w związku z podejmowaniem kontrahentów, których wizyta ma na celu prowadzenie rozmów biznesowych, omówienie współpracy bieżącej czy przyszłej, są kosztami uzyskania przychodów. W tej kwestii organy podatkowe są zgodne (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 lipca 2015 r., nr ILPB3/4510-1-166/15-2/KS czy Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 19 lutego 2015 r., nr IPPB5/423-1162/14-5/KS).

Analogicznie, w naszej ocenie, należy potraktować wydatki na noclegi zapewniane przybyłym kontrahentom. NSA w uzasadnieniu wyroku z 11 kwietnia 2013 r., sygn. akt II FSK 1524/11, odnosząc się zarówno do kosztów noclegów, jak i wyżywienia, wyjaśnił: Koszty noclegu są (…) związane z tym, że rozmowy biznesowe prowadzone przez Spółkę są czasochłonne i skomplikowane, a część partnerów posiada siedzibę w innym miejscu niż Spółka (niejednokrotnie za granicą). Standard oferowanych posiłków czy noclegów mieści się w kanonach biznesowych i nie ma na celu oferowania partnerom Spółki świadczeń luksusowych czy okazałych. Zdaniem Spółki odmienne ukształtowanie stosunków mogłoby spowodować, iż kontrahenci odmówiliby prowadzenia rozmów, co negatywnie wpłynęłoby na uzyskanie, czy zabezpieczenie źródła przychodów.

Spółka we wniosku przesądziła zatem, że ponoszone wydatki mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i to taki, o jakim mowa w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., a ponadto, że wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów nie jest wykreowanie wizerunku podatnika, a są one nakierowane na maksymalizację zysku firmy.

W tak przedstawionym przez Spółkę stanie faktycznym, którym związany był organ interpretacyjny, opisane we wniosku wydatki na spotkania z kontrahentami i potencjalnymi kontrahentami, w tym na zapewnienie dla nich noclegu, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. i nie podlegają one wyłączeniu wskazanym w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p.”.

Niestety inne zdanie w tej kwestii zajął Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2015 r., nr DD10/033/286/MZO/13.

Zwracamy jednak uwagę, że wobec braku precyzyjnych regulacji ustawowych, kwalifikacja podatkowa omawianych wydatków ma charakter czysto uznaniowy i każdorazowo wymaga indywidualnej oceny, na tle konkretnego stanu faktycznego. W naszej ocenie, koszty noclegu przedstawicieli zagranicznych kontrahentów przybyłych w celu prowadzenia rozmów biznesowych mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Prezenty, zagospodarowanie czasu wolnego

Z treści pytania wynika, że spółka przekazuje kontrahentom drobne prezenty. Niestety niewyjaśnione zostały okolicznościach, w jakich się to odbywa. Czy wydatki na nabycie upominków mają na celu promowanie spółki bądź jej wyrobów, np. poprzez zamieszczenie na przekazywanych przedmiotach logo spółki, czy też wydatki te noszą znamiona kosztów reprezentacji i ich poniesienie podyktowane jest chęcią wykreowania jak najlepszego wizerunku firmy. W tym drugim przypadku, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, są one wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Także koszty ponoszone w związku z organizowaniem czasu wolnego, np. fundowanie wycieczek do ciekawych miejsc, mogą być postrzegane jako spełniające przesłanki kosztów reprezentacji. Gdyby jednak ich celem nie była chęć stworzenia pozytywnego wizerunku, uwypuklenia zasobności spółki, to i tak koszty te nie mogłyby zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, gdyż nie spełniałyby ogólnych przesłanek z art. 15 ust. 1 updop. źródło:sgk.gofin.pl